Rentalars
Vermietung
Für jedes Mietmaterial: Verfügbarkeit über Zeiträume mit Pufferzeiten, Ausgabe und Rücknahme je Stück, Zumietung bei Fehlmengen. Auch reine Vermietung ohne Personal.
FREIE SOFTWARE für Vermietung, Service und Projekte
Material, Projekte und Crew. An einem Ort.
Rentalars führt Vermietung, Projekte, Crew und Servicefälle zusammen: vom Angebot über die Packliste bis zur Rechnung. Gemacht für die Veranstaltungstechnik und offen für jeden Betrieb, der vermietet, repariert oder Projekte plant. Es läuft im Browser auf deinem eigenen Server und kostet nichts.
- GPL-3.0
- Eigener Server
- Deutsch und Englisch
- Auch auf dem Raspberry Pi
knappBestand 12, optional 6 in einem anderen Projekt
- 0 €Lizenzkosten, für jeden Betrieb
- 2Sprachen: Oberfläche, Dokumente, Handbuch
- 360 pxBreite genügen, auch am Telefon
- 0Tracker, Statistik- oder Werbedienste in der Software
FÜR WEN
Aus der Veranstaltungstechnik. Für alle Dienstleister und Materialvermieter.
Rentalars kommt aus der Veranstaltungstechnik und spricht ihre Sprache. Die Bausteine passen aber überall, wo Material vermietet, Servicefälle bearbeitet oder Projekte mit Personal geplant werden, etwa im Geräte- und Werkzeugverleih, in der Messe- und Medientechnik oder im technischen Service.
Projekte
Projekte mit Teilgruppen, Phasen und Personal je Phase. Große Vorhaben gliedern sich in Teilprojekte, in der Veranstaltungstechnik etwa mehrere Bühnen, zwischen denen das Material wandert.
Service
Servicefälle mit Nummer und Korrespondenz, die wie ein Ticketsystem in der IT funktionieren, dazu Defektmeldung mit Foto und Prüfungen nach DGUV V3 mit Prüfprotokoll als PDF.
ABLAUF
Ein Projekt, von der Anfrage bis zur Rechnung.
Fahr mit der Maus über einen Schritt oder tipp ihn an. Die Farben sind die Statusfarben aus der Software.
Die Anfrage kommt an
Per Mail an das Projektpostfach oder von Hand notiert, etwa nach einem Anruf.
- Mails werden über das Projektkürzel im Betreff zugeordnet, Anfragen ohne Kürzel landen unter „Anfragen“.
- Eine Automation schickt auf Wunsch gleich eine Eingangsbestätigung.
- Kunde mit Ansprechpartnern, Lieferadresse und Standardrabatt, mit Warnung vor Dubletten.
Das Angebot entsteht
Positionen aus Produkten, Sets und Personal, gegliedert in Teilgruppen.
- Jede Position zeigt ihre Verfügbarkeit als Ampel: frei, knapp oder Fehlbestand.
- Tagesmiete, Staffeln, Pauschalen, Aufpreise und Rabatte je Position, Teilgruppe oder Projekt.
- Angebot als PDF, mit allen Positionen oder nur den Teilgruppen, direkt aus dem Projekt verschickt.
Der Auftrag steht
Auftragsbestätigung erstellen, Crew anfragen, Fehlmengen zumieten.
- Einsatzanfragen an die Crew: Zusage oder Absage im Browser oder einfach per Antwort-Mail.
- Zumietung mit Lieferant und Einkaufspreis je Position, wenn der eigene Bestand nicht reicht.
- Termine und Phasen wie Aufbau und Abbau im Zeitstrahl des Projekts, Personen per Ziehen planen.
Gepackt wird nach Liste
Packlisten am Bildschirm, als PDF oder in der App, sortiert nach Teilgruppe, Kategorie oder Lagerort.
- Etiketten mit der Kamera, einem USB-Scanner oder per Tippen erfassen.
- Ausgabe je Stück, mit Gewicht und Volumen der Ladung.
- Fahrzeuge und Anhänger auf die Fahrten des Projekts setzen, Lieferschein dazu.
Die Crew ist vor Ort
Alles Nötige im Überblick für die Crew, ohne Preise.
- Chat im Projekt mit Erwähnung per @, Fotos und Videos direkt aus der Kamera.
- Zeiten in wenigen Sekunden erfassen, auch mit Stoppuhr, mit Hinweisen zu Pausen und Ruhezeiten.
- Spesen und Fahrtkosten mit Belegfoto, sie zählen zu den Kosten des Projekts.
Alles kommt zurück
Rücknahme je Stück, auch in Teilen und abwechselnd mit der Ausgabe.
- Defekt gemeldet, mit Foto, auf Wunsch gleich als Servicefall.
- Fehlende Teile fallen auf, bevor das nächste Projekt sie braucht.
- Zeiten freigeben, mit Erinnerung und Nachricht bei einer Korrektur.
Abgerechnet und ausgewertet
Rechnung schreiben und sehen, was das Projekt eingebracht hat.
Buchhaltung ungeprüft. Das gesamte Buchhaltungsmodul ist noch nicht geprüft: Rechnungen, XRechnung und die Schnittstellen zu Lexware Office und DATEV.
- Rechnung mit XRechnung, Stornorechnung, Monatsrechnung für Servicefälle.
- Übergabe an Lexware Office oder als DATEV-Buchungsstapel, oder abgeschaltet, wenn ein anderes Programm die Rechnungen schreibt.
- Profitabilität je Monat, Kunde und Projektleitung mit Umsatz, Kosten und Gewinn.
FUNKTIONEN
Was Rentalars kann.
Zwölf Bereiche, ein Programm. Jeder Bereich hat eigene Rechte, sodass jede Person genau das sieht, was sie braucht. Preise, Einkaufspreise und Personalkosten lassen sich getrennt freigeben.
Projekte
Positionen in geschachtelten Teilgruppen, optional oder als Alternative, mit Summen, Gewinn und Preisübersicht.
ProjektvorlagenTeilprojektePhasenMVR-Import
Planung
Kalender, Zeitstrahl aller Projekte, Materialauslastung und Personalplan mit Einsätzen zum Ziehen.
Woche und MonatWiedervorlagenICS-Abo
Verfügbarkeit
Ampel über Zeiträume mit Pufferzeiten. Fehlbestände werden gemeldet, mit Vorschlag zur Zumietung.
FehlbeständeZumietungZubehör-Vorschläge
Material
Modelle und Exemplare mit Seriennummer, Lagerort und verbauten Teilen. Kaufsets und Anlagevermögen mit Abschreibung.
DGUV V3AuditsEigene Felder
Etiketten
Etiketten mit QR-Code, klein, groß und für Kabel, direkt aus dem Browser auf den Etikettendrucker.
Kamera-ScanUSB-ScannerBarcodes
Packlisten
Mehrere Packlisten je Projekt, mit Gewicht und Volumen. Ausgabe und Rücknahme je Stück.
PDFOffline in der AppTeilrücknahme
Personal
Funktionen mit Stunden- und Tagessatz, Qualifikationen mit Ablaufdatum, Abwesenheiten und Einsatzanfragen.
Zuschläge § 3b EStGCalDAVFreie Kräfte
Zeiten und Spesen
Zeiterfassung am Telefon, mit Freigabe und Stundenzettel. Spesen mit Belegfoto und Erstattung.
StoppuhrRuhezeitenCSV
Fuhrpark
Fahrzeuge und Anhänger mit Kennzeichen, Führerscheinklasse und Fristen für HU und UVV, gebucht auf die Fahrten.
KilometerAnhängelastFahrer
Buchhaltung Ungeprüft
Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Crew-Disposition. Eingangsrechnungen hochladen und einpflegen. Das ganze Modul ist noch ungeprüft, samt Schnittstellen.
XRechnungLexware OfficeDATEV
Mails und Service
Mehrere Postfächer, Korrespondenz am Projekt, Servicefälle aus Mails und Automationen nach „Wenn … dann …“.
Lokale KISignaturenWiedervorlage
Umstieg und API
Die bisherige Excel-Liste übernehmen, jeder Import zuerst als Vorschau. Eine API für alle Fachfunktionen, dazu Webhooks.
Import mit VorschauCSV-ExportWebhooks
MATERIAL
Jedes Exemplar hat seine Nummer.
Das Etikett am Gerät führt zu allem, was du über dieses eine Exemplar wissen musst: Wo es liegt, wann es geprüft werden muss und in welchem Projekt es gerade steckt.
- Prüfungen mit Fälligkeit, auch für viele Exemplare auf einmal, die elektrische Prüfung mit Messwerten und Protokoll
- Kalender-Links für Produkte, Modelle und Exemplare zum Abonnieren
- Je Exemplar und Modell sichtbar, was es eingebracht hat
L-010
#0042
LED-Scheinwerfer RGBW
Beispiel Veranstaltungstechnik
Zeig drauf oder tipp an, um das Exemplar zu sehen
EINBLICKE
So sieht Rentalars aus.
Bildschirmfotos mit den mitgelieferten Beispieldaten. Dunkles Design in den Hausfarben, gebaut für lange Tage im Lager und am Pult.
UNTERWEGS
Im Lager, auf der Bühne, im Transporter.
Die Oberfläche funktioniert ab 360 Pixel Breite. Dazu kommt die Rentalars-App, die auch ohne Netz weiterarbeitet.
- Packlisten ohne Netz abhaken und später abgleichen, jede Änderung genau einmal
- Projekte und Servicefälle offline ändern, eigene Einsätze und Abwesenheiten immer dabei
- Etiketten mit der Kamera scannen, über HTTPS in Chrome, Edge und auf Android
- Einsätze im eigenen Kalender, per Abo-Link oder CalDAV
- Unterwegs live über das Rentalars Gateway, ohne dass der Server aus dem Internet erreichbar ist (so funktioniert es)
SICHERHEIT
Weniger Angriffsfläche: Der Server muss nicht ins Internet.
Rentalars muss nicht aus dem Internet erreichbar sein. Der Server kann ganz in deinem Firmennetz bleiben, die App gleicht ab, sobald sie wieder im WLAN ist. Wer die App unterwegs live nutzen will, stellt ein Gateway davor, das im Ernstfall geopfert werden kann.
Unterwegs
Apparbeitet ohne Netz weiter
Firewall geschlossen
Abgleich erst im WLAN
Firmennetz
Rentalars-Serverkein offener Port nach außen
App im WLANgleicht jede Änderung genau einmal ab
Nur im Firmennetz
Rentalars läuft auf einem Rechner im Büro oder im Lager. Aus dem Internet ist der Server nicht erreichbar, es gibt keinen offenen Zugang von außen.
- Keine Freigabe in der Firewall, kein offener Port
- Die App hakt Packlisten ab und ändert Projekte und Servicefälle auch ohne Netz und gleicht später ab
- Einsatzanfragen beantwortet die Crew per Antwort-Mail, auch wenn der Server von außen nicht erreichbar ist
Internet
Appgekoppelt, mit eigenem Schlüssel
Ende-zu-Ende verschlüsselt
App legt Anfrage ab
Eigenes Netz (DMZ)
GatewayOpfergerät, sieht nur Kennungenübernommen: Inhalte bleiben verschlüsselt
keine Freigabe nach innen
Server holt ab, nur ausgehend
kein Weg nach innen
Firmennetz
Rentalars-Serverprüft jede Anfrage selbst
Zeig auf das Gateway, um einen Angriff durchzuspielen.
Mit Gateway als Opfergerät
Das Rentalars Gateway steht in einem eigenen Netz, etwa einer DMZ oder bei einem Hoster. Es ist das Einzige, was aus dem Internet erreichbar ist, und so gebaut, dass ein Angriff darauf möglichst nicht bis zum Server reicht.
- Der Server baut die Verbindung selbst auf und holt Anfragen ab. Das Gateway verbindet sich nie zum Server.
- Zwischen App und Server ist alles Ende-zu-Ende verschlüsselt und signiert. Das Gateway sieht nur Geräte-Kennungen, Zeitpunkte und gerundete Größen.
- Wer das Gateway übernimmt, kann Verbindungen stören und sieht, wann welches Gerät wie viel schickt. Inhalte lesen, verändern oder im Namen eines Geräts oder des Servers handeln soll er nach dem Aufbau des Protokolls nicht können.
- Jedes Telefon wird einzeln gekoppelt und lässt sich im Browser sperren. Durch das Gateway geht nur die Programmierschnittstelle, nicht die Weboberfläche.
Internet
App und Browservon überall
nur HTTPS
Port in der Firewall offen
Server
Rentalars-ServerZwei-Faktor-Anmeldung und Selbsttest
Direkt erreichbar
Du kannst den Server auch selbst ins Internet stellen, etwa bei einem Hoster. Dann zählen die Schutzfunktionen der Anwendung.
- Ein Selbsttest prüft die Einstellungen für den Betrieb aus dem Internet
- Zwei-Faktor-Anmeldung, Abmeldung nach Untätigkeit, Sicherheitsprotokoll
- Interne Adressen erreichen Kalender, Webhooks und Postfächer nur mit Freigabe
Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator, Einmal-Passwort und Abmeldung nach Untätigkeit. Laufende Sitzungen sind einsehbar.
2FALDAPActive DirectoryNotfall-Konto
Rollen und Rechte
Rechte je Modul und je Projekt. Preise, Einkaufspreise und Personalkosten sind getrennt freigegeben, die Crew sieht nur ihr Projekt.
Rechte je ProjektBefristete Konten
Protokolle
Zugriffsprotokoll, Sicherheitsprotokoll und Änderungsverlauf zeigen, wer wann was getan hat.
ZugriffeÄnderungenMail-Protokoll
Verschlüsselung
Nur HTTPS. Zugangsdaten der Postfächer und Schlüssel der Zwei-Faktor-Anmeldung liegen verschlüsselt, Datenbank und Sicherungen auf Wunsch auch.
HTTPSDatenbankSicherungen
Ohne Root-Rechte
Rentalars selbst bekommt nie Root-Rechte. Adresse und Zertifikat werden vorbereitet und mit einem Befehl übernommen.
Keine fremden Server
Keine Schriften, Skripte oder Statistiken von außen, keine Prüfung auf neue Versionen. Karten laden erst nach einem Klick.
Keine TelemetrieLokale KI
Schnittstelle
Jedes Token hat eine Grenze, doppelte Ausführung und Überschreiben werden verhindert. Über ein Gerät angelegte Tokens gelten nur über dieses Gerät.
TokensWebhooks
Selbsttest
Ein Selbsttest prüft den Betrieb, auch den Betrieb aus dem Internet und die Verbindung zum Gateway.
BetriebGateway
BETRIEB
Deine Daten bleiben auf deinem Server.
Rentalars lädt keine Schriften, Skripte oder Statistiken von fremden Servern und fragt nicht nach neuen Versionen. Daten verlassen den Server nur über Wege, die du selbst einrichtest: Mails über deine Postfächer, Karten nach einem Klick, Kalender und Webhooks, eine KI außerhalb nur nach ausdrücklicher Freigabe.
Eigener Server
Ubuntu Server in einer LTS-Version oder ein Raspberry Pi. Jeder Betrieb hat seine eigene Instanz und Datenbank.
KI auf dem eigenen Server
Zusammenfassungen der Korrespondenz mit llama.cpp und einem Modell von Qwen. Die Mails verlassen den Server nicht. Anfangs aus.
Karten erst nach Klick
Eine Anschrift geht erst an OpenStreetMap oder Google Maps, wenn jemand ihre Karte aufruft. Karten lassen sich ganz abschalten.
Sicherung
Skripte für Sicherung und Wiederherstellung, Sicherung auch aus dem Browser, dazu ein lesbarer Export aller Daten.
In drei Zeilen installiert.
Das Skript fragt nach dem Namen des Servers, der Art des Zertifikats und wo die Datenbank liegen soll. Es richtet alles ein und nennt am Ende die Adresse für die Ersteinrichtung im Browser.
Und Updates? Einmal darfst du raten: auch ein Befehl. Er sichert vorher alles und stellt den alten Stand selbst wieder her, wenn die neue Version nicht läuft.
Zum Ausprobieren legt die Ersteinrichtung auf Wunsch Beispieldaten an.
$ tar -xzf rentalars-*.tar.gz $ cd rentalars-*/ $ sudo ./deploy/install.sh # spricht Deutsch, wenn der Server Deutsch spricht
LIZENZ
Freie Software. Ohne Lizenzkosten.
Rentalars steht unter der GNU General Public License, Version 3 oder später. Du darfst es frei nutzen, weitergeben und verändern, solange Weitergaben wieder unter derselben Lizenz stehen. Nach einer zusätzlichen Bestimmung gemäß Abschnitt 7 b der GPL muss, wer Rentalars weitergibt, den Urhebervermerk „von fld-vt.de“ in der Oberfläche erhalten. Kosten für Server, Betrieb und Pflege trägt jeder Betrieb selbst.
Was in welcher Version dazukam, steht im CHANGELOG. Handbuch und Anleitungen gibt es auf Deutsch und Englisch, das Handbuch auch direkt in Rentalars. Wer mitmachen möchte, findet die Regeln in CONTRIBUTING.md.